Fluxul de numerar este diferența dintre banii care intră în firmă și banii care ies din ea într-o perioadă dată, de obicei o lună. Dacă intrările sunt mai mari decât ieșirile, fluxul este pozitiv și firma are cu ce plăti; dacă nu, apar întârzieri la furnizori și la salarii, chiar și atunci când vânzările merg bine.
Pentru un antreprenor, un flux de numerar urmărit corect înseamnă să știi cu săptămâni înainte când va fi greu. Metoda de mai jos poate fi aplicată de o firmă cu doi-trei angajați, într-o foaie de calcul, fără programe scumpe.
Ce este fluxul de numerar și cu ce diferă de profit?
Profitul se calculează în momentul în care emiți factura sau primești marfa. Fluxul de numerar ține cont numai de momentul în care banii intră efectiv în cont sau în casă ori ies din ele. Dacă livrezi azi o comandă de 10.000 de lei, cu termen de plată de 45 de zile, profitul apare imediat în evidențe, dar banii vin abia peste o lună și jumătate.
În tot acest timp, chiria, salariile și facturile de la furnizori continuă să vină la scadență. De aceea există firme profitabile care se blochează: nu le lipsesc clienții, le lipsesc banii în ziua în care trebuie să plătească.
Cum construiești un tabel de flux de numerar în trei pași?
Nu ai nevoie de nimic sofisticat. O foaie cu coloane pentru următoarele 12 săptămâni sau 6 luni este suficientă.
- Notezi soldul de început: suma reală din conturi și din casierie, în prima zi a perioadei.
- Treci intrările la data estimată a încasării, nu la data facturii. Dacă un client plătește de obicei la 30 de zile, pui suma la 30 de zile după emitere, iar dacă întârzie constant, pui 40.
- Treci ieșirile la data scadentă: chirie, salarii, taxe, rate, furnizori, abonamente, marfă de comandat.
La finalul fiecărei perioade calculezi soldul: sold inițial, plus intrări, minus ieșiri. Acela este soldul de început pentru perioada următoare. Dacă într-o săptămână apare un număr negativ, ai găsit problema înainte să te lovești de ea.
Care sunt intrările și ieșirile pe care firmele le uită?
Majoritatea greșelilor din tabel nu țin de matematică, ci de postări uitate. Cele mai frecvente sunt:
- taxele și contribuțiile plătite trimestrial sau anual, care apar ca o ieșire mare dintr-odată;
- asigurările, licențele de programe și abonamentele plătite pe an, nu pe lună;
- stocul de marfă comandat în avans pentru sezon;
- reparațiile și înlocuirea echipamentelor, pentru care merită o rezervă lunară;
- retragerile personale ale asociatului, tratate adesea ca ceva separat de firmă;
- încasările parțiale: clientul plătește avansul, dar restul întârzie.
Un obicei bun este să parcurgi extrasul de cont al ultimelor 12 luni și să bifezi fiecare tip de cheltuială. Ce găsești acolo, dar nu ai în tabel, trebuie adăugat.
Cum arată un exemplu simplu pe patru săptămâni?
Să presupunem o firmă de servicii cu un sold de început de 8.000 de lei. Tabelul de mai jos arată cum se mișcă banii, iar săptămâna a treia scoate în evidență riscul.
| Săptămâna | Intrări (lei) | Ieșiri (lei) | Sold final (lei) |
|---|---|---|---|
| 1 | 6.000 | 3.500 | 10.500 |
| 2 | 2.000 | 4.000 | 8.500 |
| 3 | 1.500 | 11.000 | -1.000 |
| 4 | 9.000 | 3.000 | 5.000 |
Pe hârtie, luna se încheie bine, cu un sold de 5.000 de lei. Dar în săptămâna a treia, când se plătesc salariile și taxele, firma ar fi în minus cu 1.000 de lei. Cine se uită doar la rezultatul lunii nu vede acest gol.
Ce faci când fluxul de numerar iese negativ?
Ai trei pârghii, și ordinea contează: întâi grăbești încasările, apoi muți plățile, abia la urmă te împrumuți.
Pentru încasări, merită să verifici optimizarea procesului de facturare: factura trimisă în aceeași zi cu livrarea, termene mai scurte, avans la comenzile mari, reamintiri automate înainte de scadență. O factură emisă cu zece zile mai târziu înseamnă un flux mai slab cu zece zile.
Pentru plăți, discuți cu furnizorii importanți despre o scadență mai lungă sau despre plata în două tranșe. Un furnizor corect preferă o plată cu 15 zile mai târziu uneia care nu mai vine deloc. Iar dacă nici aceste mutări nu ajung, abia atunci analizezi o linie de credit pentru capital de lucru, luată din timp, nu în ziua în care contul e gol.
Nu în ultimul loc, uită-te la costurile fixe. Despre cum le poți tăia fără să scazi nivelul serviciilor găsești idei în materialul despre reducerea costurilor fără pierderi de calitate.
Cât de des actualizezi tabelul?
La o firmă mică, o actualizare săptămânală, în aceeași zi și la aceeași oră, este suficientă. Compari ce ai estimat cu ce s-a întâmplat: ce client a plătit mai târziu, ce cheltuială a apărut pe neașteptate. După două-trei luni, estimările devin mult mai apropiate de realitate.
Dacă lucrezi cu un contabil, cere-i să te ajute cu datele de scadență ale taxelor și ale contribuțiilor, iar dacă vrei să înțelegi mai bine ce se înregistrează și când, ajută noțiunile de bază de contabilitate pentru antreprenori.
Întrebări frecvente
Este fluxul de numerar același lucru cu soldul din cont?
Nu. Soldul din cont este o fotografie de azi, iar fluxul de numerar este o previziune a mișcărilor viitoare. Poți avea un sold bun astăzi și un flux negativ peste trei săptămâni.
De câte luni înainte merită să estimez?
Pentru o firmă mică, 12 săptămâni cu detaliu și încă 6 luni cu estimări mai largi sunt de obicei suficiente. Cu cât activitatea e mai sezonieră, cu atât orizontul trebuie să fie mai lung.
Ce rezervă de bani este rezonabilă?
O regulă practică este o rezervă care acoperă cheltuielile fixe pe una până la trei luni, în funcție de cât de stabili sunt clienții. Nu este o cifră universală: o firmă cu abonamente recurente are nevoie de mai puțin decât una cu proiecte ocazionale.
