Un contabil potrivit se alege după trei lucruri: experiența pe tipul tău de activitate, felul în care comunică și răspunderea pe care și-o asumă în scris pentru ce depune în numele firmei. Onorariul lunar contează, dar vine după ele, pentru că o singură declarație greșită poate costa mai mult decât serviciile pe un an întreg.
Întrebarea cum alegi un contabil apare de obicei în două momente: la înființarea firmei și atunci când cel actual nu mai răspunde la telefon. În ambele situații merită să tratezi alegerea ca pe angajarea unui om-cheie, nu ca pe cumpărarea unui serviciu oarecare. Contabilul vede toate cifrele firmei și, de multe ori, știe despre ea mai multe decât partenerul tău de afaceri.
Ce poate face un contabil pentru tine și ce nu poate
Un contabil ține evidența operațiunilor, întocmește balanța și situațiile financiare, calculează impozitele și contribuțiile, depune declarațiile la termen și te anunță când se schimbă regulile care te privesc. Unul bun face și un pas în plus: îți explică cifrele pe înțelesul tău, ca să poți decide dacă îți permiți un angajat nou sau un utilaj.
Ce nu poate face este să ghicească ce s-a întâmplat în firmă. Dacă facturile ajung la el în ultima zi a lunii, chitanțele lipsesc și extrasele de cont vin incomplete, rezultatul va fi o evidență aproximativă. Calitatea muncii lui depinde direct de ordinea în care îi predai documentele.
Ce criterii contează cu adevărat la alegere
Pornește de la specificul firmei tale. Un contabil obișnuit cu comerțul online nu știe neapărat cum se tratează un contract de construcții cu execuție pe mai multe luni, iar cel din agricultură nu va fi la fel de sigur pe regulile din domeniul IT. Întreabă direct câți clienți din domeniul tău are în prezent.
Apoi verifică aceste puncte, de preferință încă din prima discuție:
- Calitatea profesională: dacă este membru al unui corp profesional recunoscut, precum CECCAR sau CAFR, poți verifica asta în registrul public al organizației.
- Asigurarea de răspundere profesională: arată dacă erorile lui sunt acoperite, nu doar promise verbal.
- Contractul de prestări servicii: trebuie să precizeze ce intră în preț, termenele de predare și cine plătește penalitățile cauzate de o depunere întârziată.
- Un înlocuitor numit: ce se întâmplă dacă se îmbolnăvește sau pleacă în concediu în ultima săptămână de depunere.
- Canalul de comunicare: în cât timp răspunde și cu ce persoană vorbești de fapt.
Cum compari prețurile fără să te păcălești?
Două oferte nu se compară după suma de pe prima pagină. Una poate include salarizarea, consultanța nelimitată la telefon și pregătirea bilanțului, iar alta doar evidența de bază, cu fiecare serviciu în plus tarifat separat. Cere ambelor o listă scrisă cu ce este inclus și ce se plătește suplimentar.
Prețul depinde de numărul de documente pe lună, de numărul de angajați, de înregistrarea în scopuri de TVA și de tipul de activitate. De aceea un contabil care îți dă un preț fix fără să-ți fi pus nicio întrebare despre firmă fie nu a înțeles ce faci, fie va recupera diferența mai târziu, prin adaosuri.
Un tarif neobișnuit de mic este un semnal de alarmă. Un profesionist care ține zeci de firme la preț minim nu are timp să citească ce primește și lucrează după șablon, iar erorile ies la iveală abia la un control.
Ce întrebări îi pui la prima întâlnire
Pregătește câteva întrebări concrete, la care răspunsul vine imediat dacă omul știe meseria:
- Cum primești documentele de la mine și cât de des?
- Când îmi trimiți lista plăților de făcut către stat?
- Cine semnează și depune declarațiile și în ce formă primesc dovada depunerii?
- Ce se întâmplă dacă apare un control fiscal?
- Cum îmi predai evidența dacă vreau să schimb contabilul?
Ultima întrebare este cea mai revelatoare. Un contabil sigur pe munca lui nu se teme că pleci și îți predă dosarul complet, cu balanțe, registre și arhivă. Unul care se codește te ține captiv.
Cum îți dai seama după câteva luni că ai ales bine
Răspunsul se vede repede. Dacă nu primești o situație lunară, dacă afli de o datorie la stat de la stat și nu de la contabil sau dacă răspunsurile sunt mereu „rezolvăm noi” fără nicio explicație, ai o problemă. Într-o colaborare sănătoasă, contabilul te întreabă el despre contracte noi, angajări și investiții, pentru că știe că ele schimbă calculele.
Un alt semn bun este interesul lui pentru cifrele firmei. Dacă îți arată trimestrial marja, cheltuielile care au crescut și datoriile ajunse la scadență, înveți să citești indicatorii financiari cheie ai firmei pe cifre reale, nu pe exemple din manual. Iar dacă documentele îi ajung la timp și într-o formă ordonată, merită să urmărești și cum îți optimizezi procesul de facturare, fiindcă o mare parte din greșelile contabile pornesc de la facturi emise sau înregistrate greșit.
Dacă abia îți deschizi firma, alege contabilul înainte de a depune actele de înființare. El te poate ajuta să decizi între forme de organizare, de pildă dacă ți se potrivește un SRL-D pentru antreprenori debutanți, iar consultația prealabilă te costă mult mai puțin decât o schimbare ulterioară a formei juridice.
Întrebări frecvente
Pot schimba contabilul în mijlocul anului?
Da, schimbarea se face pe baza unui proces-verbal de predare-primire a documentelor și a registrelor. Cel mai simplu este la finalul unei luni sau al unui trimestru, când balanța e închisă.
Cât de des trebuie să-i predau documentele?
Cel puțin o dată pe lună, de preferință până în prima săptămână a lunii următoare. Dacă ai multe tranzacții sau ești plătitor de TVA, e util un ritm săptămânal.
E mai bine un contabil individual sau o firmă de contabilitate?
Depinde de volum. Un contabil individual oferă atenție personală, o firmă oferă înlocuitori și specialiști pe domenii, așa că alegerea se face după complexitatea afacerii tale.
