Un backup pentru firmă este o copie a datelor importante, păstrată într-un loc separat de originale, din care poți reconstrui activitatea după o ștergere, un virus sau un aparat stricat. Regula practică, folosită de specialiști de ani de zile, se numește 3-2-1: trei copii, pe două tipuri de suport, dintre care una ținută în afara biroului.
Cele mai multe firme mici află cât valorează o copie de siguranță în ziua în care nu o mai au. Un laptop furat cu toate ofertele, un hard disc care nu mai pornește, un angajat care șterge din greșeală un dosar partajat: toate se întâmplă, iar diferența dintre o zi pierdută și o lună pierdută o face existența copiei.
Ce înseamnă, concret, regula 3-2-1?
Regula spune că ai nevoie de trei exemplare ale fiecărui fișier important: cel de lucru și încă două copii. Cele trei exemplare stau pe cel puțin două tipuri diferite de suport, de pildă discul calculatorului și un hard disc extern sau un serviciu online. În fine, unul dintre exemplare se află în alt loc decât biroul, ca un incendiu, o inundație sau un furt să nu le distrugă pe toate odată.
De ce trei și nu două? Pentru că riscurile se adună. Dacă hard discul extern stă lângă calculator, o priză defectă le poate strica pe amândouă. A treia copie, mutată în altă parte, acoperă tocmai evenimentele care lovesc un singur loc.
Ce date merită copiate în primul rând?
Nu e nevoie să salvezi tot ce există pe un calculator. Sistemul de operare și programele se pot reinstala; documentele firmei, nu. Prioritățile sunt acestea:
- Documentele contabile, contractele, ofertele și corespondența cu clienții.
- Baza de date a programului de facturare sau a magazinului online.
- Fișierele de proiect, desenele, materialele grafice și codul sursă, după caz.
- Lista de clienți și istoricul comenzilor.
- Setările și parolele importante, păstrate într-un seif de parole cu propriul export.
Dacă firma are obligații de arhivare pentru anumite documente, copia trebuie să țină cont și de ele. Despre o astfel de obligație, legată de evidența patrimoniului, găsești detalii în materialul despre inventarul anual obligatoriu, iar pentru facturile electronice merită parcurs și articolul despre RO e-Factura și digitalizarea cu ANAF.
Cum alegi între copie locală și copie în cloud?
Ambele au rost și se completează. Copia locală se restaurează repede, fiindcă nu depinde de viteza internetului. Copia din cloud supraviețuiește dezastrelor din birou, dar o restaurare mare poate dura ore sau zile, în funcție de conexiune.
| Criteriu | Hard disc extern sau NAS | Serviciu de backup în cloud |
|---|---|---|
| Viteza de restaurare | Mare, pe rețeaua locală | Depinde de conexiune |
| Protecție la furt sau incendiu | Slabă, dacă stă în birou | Foarte bună |
| Cost inițial | Mai mare, achiziție de echipament | Mic, abonament lunar |
| Efort de întreținere | Ți-l asumi tu | Mai mic, face serviciul |
| Control asupra datelor | Total | Parțial, contează furnizorul |
Combinația cea mai des recomandată este una locală, pentru restaurări rapide din fiecare zi, plus una în cloud, pentru situații grave. Criptează datele înainte de a le trimite online, mai ales dacă includ date personale ale clienților.
Cât de des faci copia?
Răspunsul se calculează din întrebarea: ce cantitate de muncă pot să pierd? Dacă firma poate reface o zi de lucru fără probleme majore, o copie zilnică este suficientă. Dacă pierderea unei ore de comenzi înseamnă bani și clienți nemulțumiți, copia trebuie făcută la intervale mai scurte sau continuu.
Un exemplu simplu: un magazin online care primește comenzi toată ziua nu își permite să restaureze o bază de date veche de 24 de ore, pentru că ar pierde comenzile acelei zile. Acolo contează copiile frecvente ale bazei de date. Un cabinet de arhitectură, în schimb, rezistă cu o copie nocturnă a proiectelor, dacă oamenii știu să-și salveze lucrul înainte de plecare.
Cea mai bună copie este cea automată. Programarea o scoate din memoria oamenilor și din lista de lucruri „de făcut mâine”.
Cum testezi dacă backup-ul chiar funcționează?
O copie neverificată este o speranță, nu un backup. Testarea nu cere mult timp, dar trebuie făcută regulat:
- Alege la întâmplare câteva fișiere din copie și deschide-le.
- Restaurează un dosar întreg pe alt calculator și verifică dacă programele îl citesc.
- Notează cât a durat, pentru a ști cât timp ar dura într-o urgență reală.
- Repetă testul la câteva luni și după orice schimbare de echipament sau de furnizor.
Mulți află abia la restaurare că programul de copiere ocolea tocmai dosarul cu cele mai importante fișiere. Un test de zece minute ar fi prins greșeala.
Un plan de continuitate face parte din felul în care o firmă își gestionează riscurile. Pentru cadrul general, vezi explicațiile despre managementul riscului în afaceri.
Întrebări frecvente
Este de ajuns să țin fișierele într-un serviciu de sincronizare?
Nu întotdeauna. Sincronizarea reflectă și ștergerile: dacă un fișier este șters sau criptat de un virus, modificarea se propagă peste tot. Un backup adevărat păstrează versiuni mai vechi.
Cât timp păstrez copiile vechi?
Păstrează mai multe generații, de exemplu zilnice pentru ultima lună și lunare pentru ultimul an. Un fișier stricat poate fi observat după zile sau săptămâni.
Cine trebuie să știe cum se restaurează?
Cel puțin două persoane, și procedura trebuie scrisă pe o pagină, într-un loc accesibil și în afara sistemului copiat.
